Был недавно на одном из публичных выступлений специалиста по управлению проектами.
(не знаю как точно такие выступления называются, в общем - человек говорит "со слайдами" некоторое время, а потом - "теперь, пожалуйста, вопросы", а после выступления и вопросов - печеньки и чай)
Была заявлена тема (мне очень интересная).
Но первые полтора часа (примерно) был рассказ теории, знание которой подводило бы к "освещению вопроса".
(очень похоже на учебник, в котором обязательно содержится в самом начале масса "вводной информации")
Когда подошли собственно к вопросу, заявленному в качестве темы, то даже самые активные "оппоненты выступающему" немного устали и посматривали на часы.
Сам я уже очень переживал по поводу того, что не было предусмотрено время перерыва (выходить из аудитории при таких выступлениях вроде как неудобно, неуважение и все такое).
Выступление местами было интересное. Не в смысле - познавательное, не в смысле - "я узнал что-то новое". Но интересное. Местами.
И одним из интересных мест было "проведение совещаний с максимальной эффективностью". Так чтобы "была повестка", "минимум посторонних разговоров" и т.д.
Слушая это выступление и краткое описание "проблемы неэффективности совещаний", подумал про то, что вот как раз это выступление и не является именно для меня "эффективным".
Но с другой стороны - оно не является эффективным именно для меня. А для кого-то - ояень даже познавательным, эффективным и нужным (потом выяснил, что для одной знакомой, присутствовавшей на выступлении, выступление было очень даже интересным, "может даже полезным".)
Вот так много букв написал чтобы подвести собственно к вопросу - "разделяете ли вы при организаци рабочих совещаний участников вашей команды по уровням вовлеченности?"
Сам я всегда стараюсь при организации совещаний, собраний и прочих "массовых мероприятий" (мероприятий именно в рамках проекта) руководствоваться правилом - "приглашены только те, кому есть что сказать".
И "собирать" такие собрания/совещания только в случаях, когда надо решить сразу несколько вопросов, а в решении этих вопросов должны "принять участие" несколько человек.
Т.е. мне никак не обойтись без мнения нескольких сотрудников, вопрос достаточно актуален, но требует еще времени "на подумать", без такого совещания/собрания мне никак обойтись не удается (способа избежать его я не придумал).
Всяческие разные теории и рекомендации говорят нам о "модераторах", о четкой повестке, регламенте совещания и прочих безумно полезных вещах.
И, конечно же, практика показывает, что в подавляющем большинстве случаев эти рекомедации/теории/советы на практике не срабаиывают.
Поэтому и выскажусь (в качестве еще одного "советчика") :) Выскажу "совет" именно как один из вариантов решения.
Если вы чувствуете/знаете, что ваше совещание может вылиться в некое "ни о чем" - берите на себя роль того самого "модератора".
Только без всяких фасилитаций, "давайте будем учитывать каждое мнение и выслушаем всех".
Выслушаем всех. Но только в рамках того, что относится к теме, которую обсуждаем.
Жестко обрывайте тех, кто начинает "разливаться мыслью по древу", вспоминать что было в "его времена", напоминать всем о "новых подходах", предлагать учесть вклад .. И все прочие прибамбасы, не относящиеся к делу.
Не бойтесь именно обрывать. Поучитесь у радиоведущих. У них - каждые 15 минут - новости. А перед определенными "15минутками" еще и реклама. Так что надо вписываться и соответствовать.
Будьте вежливы. Будьте макисмально корректны. Но жестко проводите свою линию - вам нужно получить ответы (согласованные ответы) на вопросы, ради которых вы тут всех собрали.
А истории из жизни, предложения собеседнику "включить голову" или "вспомнить историю" - все это жестко прерывайте. И делайте это сразу, как только заметили, что человек начал "сползать с темы".
Цените свое время. Особенно если вы не любите его проводить на совещаниях.
Лучше тупо и бесцельно поиграть в какую-нибудь очередную компьютерную игрушку или пересмотреть матч любимой команды за 20.. год, чем сидеть на совещании "очень умных людей".
Вы можете либо в процессе самого совещания (если вы не очень знакомы с участниками), либо (что гораздо эффективнее) до начала совещания определить - кто и какую позицию может занять. Самые "опасные позиции" - "против всех" и "молчун".
Вам нужно как можно быстрее (и точнее) выявить тех участников, которые склонны выполнять на организуемом вами совещании именно эти роли.
(про "молчунов" напишу как-нибудь в другой раз)
Но в процессе проведения собрания/совещания вам необходимо еще более внимательно следить за теми, кто склонен начинать говорить "прописные истины", то что (может быть только по его мнению) "понятно всем и каждому". Именно их и старайтесь вовремя прервать. Пока разговор не перешел в разряд "давайте определимся с терминами".
(если ваше совещание по строго определенным вопросам переходит в обсуждение терминологии - 1. вы неправильно подобрали участников; 2. вы плохо подготовили собрание/совещание)
Если все же такие "потенциально длительные" обсуждения только назревают - пресекайте их жестко.
Ваше совещание/собрание/обсуждение не для того, чтобы выяснить кто умнее (кто больше читал, раньше родился, ..). Вам надо решить абсолютно конкретный перечень вопросов.
Будьте корректны. Но "ставьте на место" любого, кто помешает вам существенно уклоняться от намеченного плана обсуждения.
(планирую по поводу совещаний/обсуждений написать еще немного, но чуть позже, хотя и наболело)
(не знаю как точно такие выступления называются, в общем - человек говорит "со слайдами" некоторое время, а потом - "теперь, пожалуйста, вопросы", а после выступления и вопросов - печеньки и чай)
Была заявлена тема (мне очень интересная).
Но первые полтора часа (примерно) был рассказ теории, знание которой подводило бы к "освещению вопроса".
(очень похоже на учебник, в котором обязательно содержится в самом начале масса "вводной информации")
Когда подошли собственно к вопросу, заявленному в качестве темы, то даже самые активные "оппоненты выступающему" немного устали и посматривали на часы.
Сам я уже очень переживал по поводу того, что не было предусмотрено время перерыва (выходить из аудитории при таких выступлениях вроде как неудобно, неуважение и все такое).
Выступление местами было интересное. Не в смысле - познавательное, не в смысле - "я узнал что-то новое". Но интересное. Местами.
И одним из интересных мест было "проведение совещаний с максимальной эффективностью". Так чтобы "была повестка", "минимум посторонних разговоров" и т.д.
Слушая это выступление и краткое описание "проблемы неэффективности совещаний", подумал про то, что вот как раз это выступление и не является именно для меня "эффективным".
Но с другой стороны - оно не является эффективным именно для меня. А для кого-то - ояень даже познавательным, эффективным и нужным (потом выяснил, что для одной знакомой, присутствовавшей на выступлении, выступление было очень даже интересным, "может даже полезным".)
Вот так много букв написал чтобы подвести собственно к вопросу - "разделяете ли вы при организаци рабочих совещаний участников вашей команды по уровням вовлеченности?"
Сам я всегда стараюсь при организации совещаний, собраний и прочих "массовых мероприятий" (мероприятий именно в рамках проекта) руководствоваться правилом - "приглашены только те, кому есть что сказать".
И "собирать" такие собрания/совещания только в случаях, когда надо решить сразу несколько вопросов, а в решении этих вопросов должны "принять участие" несколько человек.
Т.е. мне никак не обойтись без мнения нескольких сотрудников, вопрос достаточно актуален, но требует еще времени "на подумать", без такого совещания/собрания мне никак обойтись не удается (способа избежать его я не придумал).
Всяческие разные теории и рекомендации говорят нам о "модераторах", о четкой повестке, регламенте совещания и прочих безумно полезных вещах.
И, конечно же, практика показывает, что в подавляющем большинстве случаев эти рекомедации/теории/советы на практике не срабаиывают.
Поэтому и выскажусь (в качестве еще одного "советчика") :) Выскажу "совет" именно как один из вариантов решения.
Если вы чувствуете/знаете, что ваше совещание может вылиться в некое "ни о чем" - берите на себя роль того самого "модератора".
Только без всяких фасилитаций, "давайте будем учитывать каждое мнение и выслушаем всех".
Выслушаем всех. Но только в рамках того, что относится к теме, которую обсуждаем.
Жестко обрывайте тех, кто начинает "разливаться мыслью по древу", вспоминать что было в "его времена", напоминать всем о "новых подходах", предлагать учесть вклад .. И все прочие прибамбасы, не относящиеся к делу.
Не бойтесь именно обрывать. Поучитесь у радиоведущих. У них - каждые 15 минут - новости. А перед определенными "15минутками" еще и реклама. Так что надо вписываться и соответствовать.
Будьте вежливы. Будьте макисмально корректны. Но жестко проводите свою линию - вам нужно получить ответы (согласованные ответы) на вопросы, ради которых вы тут всех собрали.
А истории из жизни, предложения собеседнику "включить голову" или "вспомнить историю" - все это жестко прерывайте. И делайте это сразу, как только заметили, что человек начал "сползать с темы".
Цените свое время. Особенно если вы не любите его проводить на совещаниях.
Лучше тупо и бесцельно поиграть в какую-нибудь очередную компьютерную игрушку или пересмотреть матч любимой команды за 20.. год, чем сидеть на совещании "очень умных людей".
Вы можете либо в процессе самого совещания (если вы не очень знакомы с участниками), либо (что гораздо эффективнее) до начала совещания определить - кто и какую позицию может занять. Самые "опасные позиции" - "против всех" и "молчун".
Вам нужно как можно быстрее (и точнее) выявить тех участников, которые склонны выполнять на организуемом вами совещании именно эти роли.
(про "молчунов" напишу как-нибудь в другой раз)
Но в процессе проведения собрания/совещания вам необходимо еще более внимательно следить за теми, кто склонен начинать говорить "прописные истины", то что (может быть только по его мнению) "понятно всем и каждому". Именно их и старайтесь вовремя прервать. Пока разговор не перешел в разряд "давайте определимся с терминами".
(если ваше совещание по строго определенным вопросам переходит в обсуждение терминологии - 1. вы неправильно подобрали участников; 2. вы плохо подготовили собрание/совещание)
Если все же такие "потенциально длительные" обсуждения только назревают - пресекайте их жестко.
Ваше совещание/собрание/обсуждение не для того, чтобы выяснить кто умнее (кто больше читал, раньше родился, ..). Вам надо решить абсолютно конкретный перечень вопросов.
Будьте корректны. Но "ставьте на место" любого, кто помешает вам существенно уклоняться от намеченного плана обсуждения.
(планирую по поводу совещаний/обсуждений написать еще немного, но чуть позже, хотя и наболело)
Комментариев нет:
Отправить комментарий